Как повысить эффективность совещаний: пошаговый план для руководителя

Хорошо спланированная руководителем встреча для принятия управленческих решений позволяет повысить качество обсуждения и избежать потери времени.

Эксперты и преподаватели ВШГУ Президентской академии Алексей Куртов и Михаил Каган включили алгоритм проведения эффективных совещаний в набор необходимых инструментов, способствующих развитию управленческой готовности. Воспользоваться этой и другими полезными в повседневной практике методиками можно в «Настольной книге руководителя «Лидер. Менеджер, Эксперт», подготовленной авторским коллективом ВШГУ и выпущенной издательством МИФ.

Несколько советов для экономии времени — собственного и своих сотрудников.

• Хорошо подготовленное и проведенное совещание предполагает повестку с таймингом, материалы для предварительного ознакомления участниками и протокол с фиксацией принятых решений.
• Не приглашайте на совещание сотрудников «на всякий случай». Отпускайте со встречи пассивных слушателей: о результатах совещания они могут узнать из протокола.
• Отменяйте неподготовленное совещание или снимайте с обсуждения недостаточно проработанные пункты повестки.
• Анализируйте эффективность встречи с подчиненными с помощью заполнения участниками чек-листов.

Подготовка совещания

1. Сформулируйте цель совещания и тему. От его типа (например, статус-встреча, мозговой штурм, принятие решения) зависят время и формат обсуждения. Определите повестку — со списком вопросов, докладчиков, таймингом — и каким должен быть итог.

2. Продумайте состав участников. Приглашайте только тех, кто обладает необходимой экспертизой.

3. Своевременно направьте материалы для подготовки к совещанию. Требуйте, чтобы участники заранее их изучили.

Проведение совещания

1. Перед началом мероприятия четко обозначьте роли модератора и секретаря.

2. Проведите экспертное знакомство: во время обсуждений все должны понимать экспертный потенциал друг друга.

3. Заранее определите тайминг и необходимые процедуры (доклады, прения, способ принятия решений).

4. По каждому вопросу используйте алгоритм:

а) анализ ситуации и контекста;
б) постановка цели;
в) определение стратегии действий;
г) систематизация имеющихся ресурсов;
д) принятие необходимых решений.

5. Фиксируйте принятые решения так, чтобы их могли видеть все участники совещания.

По итогам совещания

1. Разошлите протокол совещания, соответствующий повестке и включающий принятые решения.

2. Заполните чек-лист эффективности совещания.