Работа в режиме многозадачности: как справляться с потоком дел и оставаться эффективным руководителем

Многозадачность стала не опцией, а обязательным требованием для большинства руководителей и сотрудников. Динамичные изменения на внешнем контуре, различные кризисные ситуации, запросы внутри организации — все это требует выполнения нескольких задач одновременно. Но даже если вы легко справляетесь, важно развивать в себе умение оставаться системным, вдумчивым и результативным, а не «тушить пожары» по мере их появления.

Директор Центра оценки руководителей и управленческих команд ВШГУ Президентской академии Анатолий Рожок рассказал о нескольких ключевых принципах, которые помогают работать в режиме многозадачности без выгорания и потери качества.

Разделение задач по уровням ответственности  

Не все запросы, приходящие к руководителю, требуют его личного участия. Его эффективная работа предполагает также и умение делегировать задачи, но не хаотично, а по принципу обозначенных зон ответственности и с учетом особенностей потенциальных исполнителей.

• Стратегические задачи – требуют непосредственного участия.
• Тактические задачи – требуют организации и управления.
• Операционные задачи – передаются команде и контролируются на этапе завершения.  

Четкое распределение позволяет фокусироваться на том, где ваше участие действительно остро необходимо, а где оно может даже мешать проявлению самостоятельности вашей команды.

Систематизация потока задач 

Необходимо выстроить рабочий распорядок с учетом приоритетов.

• Сложные и стратегические задачи решать в периоды максимальной концентрации.
• Рутинные и коммуникативные – в периоды меньшей интенсивности загрузки.

Критически важно различать срочное и важное. В этом может помочь Метод Эйзенхауэра:

• Важное и срочное: задачи, требующие немедленного внимания.
• Важное, но несрочное: задачи, планирование которых помогает избежать кризисных ситуаций в будущем.
• Не важное, но срочное: мелкие задачи, которые можно делегировать или выполнить быстро.
• Не важное и несрочное: действия, которые не приносят значимого результата и могут быть устранены или отложены.

Такой подход превращает расписание из инструмента планирования в стратегию устойчивой продуктивности и сохранения ресурса, его грамотного распределения.

Регулярное восстановление ресурса  

Нужно уметь быть многозадачным, но при этом следует не забывать, что многозадачность быстро истощает ресурсы как руководителя, так и его команды. Руководителю важно заранее планировать восстановление: короткие перерывы, физическую активность, «цифровые детоксы» (даже 15 минут тишины в день). Это не поощрение, а одно из ключевых условий для сохранения устойчивой работоспособности.